10 Departemen Yang Ada di Hotel Beserta Tugasnya [Bintang 5]

Jika kita membahas tentang departemen dalam sebuah hotel, jumlahnya tentu cukup banyak apalagi jika hotel tersebut bintang 5. Jadi setiap departemen memiliki peran dan tanggung jawab masing-masing demi mendukung kelancaran operasional hotel secara keseluruhan.

Secara umum, departemen dapat diartikan sebagai unit atau bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan yang menjalankan tugas tertentu. Di lingkungan hotel, nama dan struktur departemen bisa bervariasi tergantung pada kebijakan manajemen.

Bagi Anda yang ingin memahami lebih lanjut mengenai jenis-jenis departemen yang biasanya terdapat di hotel bintang 5 maupun bintang 7 beserta tugasnya masing-masing, mari ikuti penjelasan berikut ini.

1. Departemen Front Office

Front Office merupakan salah satu departemen utama di hotel yang memiliki peran penting dalam menyambut dan melayani tamu sejak pertama kali mereka tiba. Tugas utamanya meliputi:

• Menyambut dan menerima kedatangan tamu
• Membantu proses pemesanan kamar
• Melakukan registrasi tamu
• Memberikan informasi mengenai fasilitas dan layanan hotel

Dalam struktur departemen ini, terdapat beberapa divisi atau posisi yang menjalankan tugas lebih spesifik, antara lain:

• Bagian Reservasi
• Resepsionis
• Operator Telepon
• Kasir Front Office
• Petugas Seragam/Concierge
• Bagian Informasi
• Guest Relation Officer (GRO)

Front Office bisa dibilang sebagai departemen paling besar dan paling terlihat di sebuah hotel, karena merekalah yang pertama kali berinteraksi langsung dengan tamu. Tidak heran jika departemen ini dianggap sebagai “wajah” hotel.

Mulai dari saat tamu menginjakkan kaki di hotel hingga mereka check-out dan meninggalkan tempat, seluruh rangkaian pelayanan dipegang oleh tim Front Office. Mereka bertanggung jawab penuh terhadap kelancaran proses check-in dan check-out, sekaligus memastikan pengalaman pertama dan terakhir tamu berjalan dengan baik.

2. Departemen Housekeeping

Departemen Housekeeping merupakan room division unit yang bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapihan seluruh area hotel. Tugasnya mencakup perawatan ruang dalam seperti kamar tamu, ruang publik, hingga area luar yang masih berada dalam kompleks hotel.

Hampir semua jenis hotel, baik hotel berbintang lima maupun hotel non-bintang, pasti memiliki departemen ini. Peran housekeeping sangat penting karena mereka memastikan setiap sudut hotel tetap bersih, nyaman, dan layak digunakan oleh tamu.

Tugas-tugas di dalam housekeeping dibagi lagi ke dalam beberapa bagian khusus, yaitu:

• Bagian Lantai (Floor Section)
• Area Publik (Public Area Section)
• Bagian Linen dan Seragam (Linen/Uniform Section)
• Bagian Binatu (Laundry Section)
• Tukang Kebun (Gardener Section)
• Bagian Penataan Bunga (Florist Section)
• Area Rekreasi dan Kolam Renang (Recreation/Swimming Pool Section)

Dengan cakupan kerja yang luas dan tanggung jawab yang besar, tak heran jika Housekeeping menjadi salah satu departemen paling esensial dalam operasional hotel sehari-hari.

3. Departemen Keamanan

Departemen keamanan atau Security department merupakan unit penting yang bertugas menjaga ketertiban dan keselamatan seluruh area hotel selama 24 jam penuh. Mereka memastikan lingkungan hotel tetap aman, termasuk menjaga barang-barang milik tamu selama masa menginap.

Tugas mereka tidak hanya memantau situasi, tetapi juga melakukan pemeriksaan terhadap tamu maupun karyawan melalui prosedur seperti body checking. Langkah ini bertujuan untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan dan memastikan keamanan menyeluruh di lingkungan hotel.

Struktur dalam departemen ini umumnya terdiri dari beberapa jenjang posisi, yaitu:

• Chief Security
• Assistant Security Manager
• Security Supervisor
• Petugas Keamanan (Security Guard)

Setiap posisi memiliki tanggung jawab yang spesifik dan akan melapor kepada atasan langsung atau General Manager hotel.

4. Departemen Pemasaran 

Departemen pemasaran (marketing department) bertugas mengenalkan hotel kepada publik luas serta meningkatkan jumlah tamu melalui berbagai strategi promosi.

Segala bentuk promosi seperti brosur hotel, iklan di media cetak dan digital, serta kampanye kerja sama dengan berbagai mitra bisnis adalah hasil kerja keras dari tim marketing. Mereka aktif mencari peluang agar hotel tetap menjadi pilihan utama bagi para pelanggan.

Tugas utama departemen ini mencakup pembuatan program promosi, penjajakan kerja sama strategis, dan meningkatkan citra hotel secara keseluruhan demi mendongkrak okupansi dan pemanfaatan fasilitas hotel.

5. Departemen Keuangan 

Accounting adalah divisi yang mengatur dan mencatat seluruh aktivitas keuangan hotel, baik pemasukan maupun pengeluaran. Mulai dari pencatatan pendapatan harian, pengeluaran operasional, pembayaran pajak, hingga pengelolaan promo keuangan hotel menjadi tanggung jawab mereka.

Penting untuk diketahui bahwa departemen ini berbeda dengan Administrasi & General (A&G). Jika accounting fokus pada keuangan, A&G mengurus administrasi umum, seperti sekretariat umum, manajemen umum, dan struktur administratif lainnya.

6. Departemen Makanan dan Minuman 

Departemen Food and Beverage (F&B) bertanggung jawab atas penyediaan serta pelayanan makanan dan minuman kepada para tamu, baik di area restoran hotel maupun dalam layanan kamar.

Divisi ini terbagi menjadi dua bagian utama:

• F&B Production – bagian yang bertugas mengolah bahan makanan mentah menjadi sajian siap santap dengan standar kualitas tinggi.

• F&B Service – bagian yang berperan dalam menyajikan makanan dan minuman langsung kepada tamu, termasuk pelayanan di restoran, bar, atau room service.

Kedua bagian ini bekerja sama untuk menciptakan pengalaman bersantap yang menyenangkan dan berkesan bagi setiap tamu hotel.

7. Departemen Pengadaan 

Purchasing Department bertanggung jawab atas semua proses pembelian dan pengadaan barang yang dibutuhkan oleh hotel, mulai dari kebutuhan konsumsi, perlengkapan kerja, hingga perlengkapan operasional lainnya.

Meski tidak selalu terlihat secara langsung, peran tim purchasing sangat krusial. Mereka memastikan seluruh kebutuhan hotel—termasuk pembelian suku cadang untuk perbaikan alat dan mesin—dapat terpenuhi dengan tepat waktu dan sesuai anggaran.

8. Departemen Teknik 

Engineering Department adalah unit yang menangani seluruh aspek teknis di hotel, termasuk perawatan, perbaikan, dan penggantian alat serta mesin yang digunakan dalam operasional sehari-hari.

Tim ini terdiri dari tenaga ahli di bidang teknik, yang siap mengatasi kendala teknis kapan pun dibutuhkan. Tujuannya adalah untuk menjaga agar semua sistem dan peralatan hotel berjalan dengan lancar tanpa gangguan yang berarti.

9. Departemen Personalia (HRD)

Departemen HRD bertugas dalam pengelolaan sumber daya manusia, mulai dari proses rekrutmen, penempatan karyawan berdasarkan keahlian, hingga menyelesaikan masalah internal yang dihadapi staf selama bekerja.

Meski tidak selalu tampak di permukaan, kinerja baik departemen HRD tercermin dari profesionalitas tim lain, seperti Front Office, F&B, atau Security. Mereka memastikan bahwa setiap karyawan berada di posisi yang tepat dan mendapat dukungan yang diperlukan.

10. Departemen Penjualan

Sales Department merupakan tim yang fokus pada peningkatan pendapatan hotel melalui strategi penjualan yang efektif. Tugas utamanya adalah menjalin relasi dengan klien, menawarkan paket menginap, layanan MICE (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition), serta memaksimalkan pemesanan kamar dari segmen korporat maupun individual.

Tim ini aktif melakukan pendekatan kepada calon pelanggan, menyusun penawaran khusus, hingga menjaga hubungan baik dengan pelanggan lama. Mereka juga bekerja sama erat dengan departemen marketing untuk memastikan target okupansi dan pendapatan hotel tercapai secara optimal.

---

Demikianlah gambaran umum mengenai departemen yang ada di hotel beserta tugasnya, baik hotel berbintang satu hingga bintang tujuh. Masing-masing departemen memiliki peranan penting dengan tanggung jawab yang berbeda-beda. Tak heran jika sebuah hotel memerlukan banyak staf untuk mendukung kelancaran operasional sehari-hari.

Dengan memahami struktur ini, kita jadi tahu bahwa pelayanan prima yang diterima tamu adalah hasil kerja sama banyak tim yang saling mendukung di balik layar.