Room Division adalah gabungan dari keseluruhan departement di hotel yang bertanggung jawab atas kelancaran operasional secara menyeluruh. Tugasnya mencakup proses reservasi, pelayanan kepada tamu, kebersihan, penyediaan makanan, serta pemeliharaan dan perawatan seluruh area hotel.
Beberapa departemen yang tergabung dalam Room Division antara lain adalah housekeeping, yang bertugas menjaga kebersihan dan kerapian; front office, yang menangani penerimaan tamu dan pengelolaan reservasi; serta security, yang berfokus pada aspek keamanan lingkungan hotel.
Setiap posisi dalam Room Division diisi oleh individu-individu terpilih yang berasal dari beragam latar belakang pendidikan, namun semuanya memiliki satu kesamaan: pengalaman dan keahlian dalam bidangnya masing-masing.
Lalu, apa saja sebenarnya departemen yang termasuk dalam Room Division? Yuk, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.
1. Front Office Department
Front office department merupakan garda terdepan dari cerminan pelayanan sebuah hotel. Adapun bagian ini akan bertemu dengan tamu secara langsung baik itu menyapa, melayani dan memberikan informasi kepada tamu. Adapun dalam departement ini terdiri dari beberapa posisi seperti :
A. Bellboy
Bellboy atau dikenal juga sebagai greeter, merupakan salah satu peran penting di garis terdepan dalam departemen front office. Tugas utamanya adalah membantu tamu memindahkan barang bawaan mereka dari kendaraan ke dalam hotel.
Tak hanya itu, bellboy juga mendampingi tamu menuju meja resepsionis saat proses check-in berlangsung, lalu mengantar mereka ke kamar yang telah disiapkan.
Saat tamu hendak check-out, bellboy kembali berperan dengan membantu membawa koper atau barang bawaan dari kamar menuju kendaraan tamu.
Meskipun terlihat sederhana, profesi ini menuntut sikap ramah dan sopan dalam setiap interaksi, karena bellboy tetap termasuk bagian dari front office yang menjadi wajah pertama hotel di mata tamu.
B. Front Desk Attendant
Front desk attendant, atau yang lebih dikenal sebagai resepsionis, merupakan pusat informasi dan komunikasi utama di hotel. Peran ini menjadi penghubung langsung antara tamu dan pihak hotel.
Setiap kali tamu menyampaikan permintaan atau keluhan melalui resepsionis, tugas merekalah untuk meneruskan informasi tersebut ke departemen yang bersangkutan. Sebaliknya, jika ada bagian lain dari hotel yang membutuhkan data atau informasi terkait tamu, resepsionis juga menjadi pihak yang pertama dihubungi.
Seorang resepsionis harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, bersikap ramah, sopan, dan memiliki semangat melayani. Hal ini penting mengingat tanggung jawab mereka meliputi proses check-in, check-out, pengelolaan pembayaran, dan pengaturan layanan lainnya selama tamu menginap.
Pelayanan yang profesional dan menyenangkan dari petugas front desk inilah yang dapat meninggalkan kesan positif bagi tamu, sehingga mereka tak hanya ingin kembali menginap, tetapi juga merekomendasikan hotel tersebut kepada orang lain.
C. Guest Relation Officer
Guest Relation OFfficer (GRO) ini memiliki peran yang hampir sama dengan resepsionis. Bedanya GRO ini hanya melayani tamu-tamu khusus atau tamu penting yang memerlukan perlakuan VIP.
D. Operator
Operator adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap semua panggilan melalui telepon baik itu panggilan masuk, panggilan keluar maupun yang meneruskan panggilan ke masing-masing departement untuk keperluan tertentu.
E. Bell Driver
Bell driver adalah bagian yang bertugas mengantar jemput tamu hotel sehingga diperlukan keahlian khusus dalam mengendarai kendaraan tertentu dan juga wajib memiliki surat ijin mengemudi.
F. Night Audit
Night audit dalah posisi yang bertugas untuk memeriksa dan memverifikasi seluruh transaksi di hari tersebut sebelum penutupan (closing). Ada banyak hal yang harus di verifikasi terkait informasi seperti daily revenue, occupancy, ARR di hari itu.
2. Security Department
Selain front office (FO), peran security juga termasuk dalam lini terdepan di hotel. Petugas keamanan sering kali menjadi orang pertama yang ditemui tamu saat memasuki area hotel, terutama ketika mereka membutuhkan arahan atau informasi awal.
Tugas utama security adalah memastikan keamanan dan kenyamanan tamu selama 24 jam penuh. Mulai dari menjaga akses keluar-masuk hotel, melakukan patroli rutin di berbagai area, hingga memantau aktivitas melalui kamera pengawas.
Dalam kasus kehilangan, khususnya di area parkir, security juga menjadi pihak pertama yang menerima laporan. Mereka akan berkoordinasi dengan departemen terkait untuk menangani barang hilang milik tamu.
Meskipun memiliki sikap tegas dan disiplin dalam menjalankan tugas, petugas keamanan tetap dituntut untuk bersikap sopan dan ramah, karena mereka juga merupakan bagian penting dari pelayanan hotel yang profesional.
3. Personalia / HRD Department
Meski tidak berada dalam lingkup pelayanan, departemen personalia atau HRD (Human Resources Department) memegang peran yang sangat penting dalam operasional hotel. Bagaimana tidak? salah satu misi utamanya adalah memastikan penempatan orang yang tepat di posisi yang tepat — the right man in the right place.
HRD bertanggung jawab dalam proses perekrutan, seleksi, serta menjaga mutu dan kompetensi sumber daya manusia yang bekerja di lingkungan hotel. Tak hanya itu, departemen ini juga menjadi pihak yang menangani berbagai permasalahan internal karyawan serta menjaga hubungan kerja yang harmonis di antara seluruh staf.
4. Housekeeping Department
Housekeeping adalah salah satu departemen penting di hotel yang bertugas menjaga kebersihan, perawatan, dan pemeliharaan seluruh kamar serta area sekitar hotel, termasuk bagian luar gedung yang masih menjadi bagian dari lingkungan hotel.
Untuk memastikan kenyamanan dan kebersihan bagi setiap tamu, housekeeping dibagi ke dalam beberapa sub-divisi dengan tugas masing-masing, di antaranya:
A. Public Area Section
Bagian ini bertugas memastikan semua area publik hotel tetap bersih dan rapi, baik di dalam maupun di luar ruangan. Area yang menjadi tanggung jawabnya termasuk lobby, toilet umum, hingga restoran.
B. Room Section
Divisi ini secara khusus menangani kebersihan kamar tamu, memastikan semua perlengkapan dan amenities tersedia serta memeriksa kondisi setiap perabot atau fasilitas di dalam kamar.
C. Laundry & Linen Section
Petugas di bagian ini bertanggung jawab menyediakan pakaian kerja bersih bagi karyawan, menerima cucian tamu, serta mencuci dan merawat linen hotel seperti handuk dan seprai.
D. Recreation and Swimming Pool Section
Bagian ini fokus pada kebersihan area rekreasi hotel, seperti taman bermain atau taman santai, serta memastikan air kolam renang tetap bersih dan aman digunakan.
E. Gardener and Florist Section
Tugas gardener adalah merawat seluruh tanaman yang ada di area hotel, sementara florist bertanggung jawab menyediakan dan merangkai bunga segar untuk dekorasi interior hotel.
5. Marketing Department
Departemen marketing memiliki peran krusial dalam mendukung keberlangsungan operasional hotel. Mereka bertugas menarik minat calon tamu melalui berbagai strategi promosi yang kreatif dan menarik.
Sebagai pusat kegiatan pemasaran, tim marketing bertanggung jawab untuk memastikan tingkat okupansi hotel terus meningkat dari waktu ke waktu. Mereka merancang program promosi yang efektif agar hotel tetap dikenal dan diminati oleh publik.
Selain itu, bagian marketing juga sering melakukan perjalanan dinas, baik ke luar kota maupun luar negeri, untuk menjalin kerja sama, memperluas jaringan, dan menjalankan strategi promosi demi tercapainya target pemasaran bulanan maupun tahunan hotel.
6. Food and Beverage Department
Departemen Food and Beverage (F&B) bertanggung jawab atas seluruh pelayanan yang berkaitan dengan makanan dan minuman untuk para tamu. Tugas mereka mencakup proses penyediaan, pengolahan, hingga penyajian hidangan. Oleh karena itu, departemen ini terbagi menjadi dua bagian utama:
A. F&B Product
Bagian ini terdiri dari tim yang bekerja di dapur untuk mengolah bahan makanan mentah menjadi hidangan siap saji. Mereka menyiapkan berbagai jenis menu mulai dari makanan pembuka, hidangan utama, hingga makanan penutup. Selain itu, mereka juga bertugas meracik minuman sesuai dengan permintaan tamu.
B. F&B Service
Tim F&B Service adalah mereka yang berinteraksi langsung dengan tamu di area restoran. Tugas mereka meliputi menyambut kedatangan tamu, mencatat pesanan, dan mengoordinasikan permintaan tersebut dengan bagian dapur atau F&B Product. Setelah makanan dan minuman siap disajikan, merekalah yang akan mengantarkannya langsung ke meja tamu.
7. Engineering Department
Departemen engineering memiliki tanggung jawab penting dalam menjaga seluruh peralatan dan mesin di hotel agar tetap berfungsi optimal. Mereka melakukan perawatan rutin, pemeriksaan berkala, serta menangani perbaikan apabila terjadi kerusakan. Jika ada komponen yang perlu diganti, tim engineering akan mengajukan permintaan melalui purchase order kepada bagian purchasing.
Biasanya, apabila tamu menemukan kerusakan pada fasilitas hotel, mereka akan melapor terlebih dahulu ke petugas front office atau housekeeping yang mereka temui. Setelah itu, laporan tersebut akan diteruskan ke tim engineering agar segera ditindaklanjuti dan diperbaiki secepat mungkin.
8. IT Department
Segala hal yang berkaitan dengan sistem informasi hotel—mulai dari pengelolaan situs resmi, perawatan sistem, hingga pengembangan aplikasi khusus—merupakan tanggung jawab dari departemen IT.
Tim ini juga sering bekerja sama dengan bagian engineering, terutama jika menyangkut perangkat lunak yang terhubung dengan mesin tertentu. Meski sering bekerja di balik layar, kontribusi mereka sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional hotel.
9. Accounting Department
Departemen ini berperan dalam mengatur seluruh aspek keuangan dan administrasi hotel. Mulai dari menerima pemasukan, mengawasi anggaran tiap departemen, mengatur pengeluaran operasional, hingga memastikan arus kas tetap sehat.
Seorang accounting juga bertugas mencatat dan menyusun laporan keuangan bulanan sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap pendapatan dan pengeluaran hotel.
10. Purchasing Department
Tugas utama departemen purchasing adalah mengelola kebutuhan pengadaan barang dan perlengkapan untuk seluruh departemen hotel.
Mereka bertanggung jawab mengecek stok, menindaklanjuti permintaan pembelian (purchase request), memastikan kualitas barang yang dibeli, hingga menyusun laporan pembelian untuk diserahkan kepada bagian accounting. Semua pembelian hanya bisa dilakukan setelah mendapatkan persetujuan dari tim accounting sebagai pengelola anggaran.
Struktur Organisasi Room Division
Untuk Anda yang ingin mengetahui seperti apa contoh struktur organisasi room division hotel yang lengkap bisa melihat bagan seperti di bawah ini.
dari bagan struktur organisasi room division tersebut bisa kita lihat bahwa yang menempati posisi atas ada Front Officer Manager dan Asisten Front Office Manager, kemudian dibawahnya ada 7 posisi bagian yang tiap masing-masing masih memiliki cabang untuk job yang lebih spesifik.
Bagi Anda yang tertarik untuk bergabung di dunia perhotelan, khususnya dalam posisi di room division, saat ini tersedia banyak lembaga pelatihan yang menawarkan program pendidikan singkat namun intensif. Umumnya, program berlangsung selama tiga bulan—dengan porsi 30% teori dan 70% praktik—yang kemudian dilanjutkan dengan enam bulan job training langsung di industri hotel.
Terdengar menarik, bukan? Ini bisa menjadi langkah awal yang tepat untuk membangun karier profesional di dunia hospitality!
Kecantikan adalah saat kamu melihat ke dalam mata seorang wanita dan melihat apa yang ada di dalam hatinya.